1. Regulamentul (CE) nr. 561/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului precizează la articolul 34 următoarele:

Articolul 34

Folosirea cardurilor de conducător auto şi a foilor de înregistrare

1. Conducătorii auto folosesc foi de înregistrare sau cardurile de conducător auto în fiecare zi în care conduc, începând din momentul în care preiau vehiculul. Foaia de înregistrare sau cardul de conducător auto nu se retrag înainte de sfârşitul zilei de lucru, decât în cazul în care retragerea foii sau a cardului respectiv este autorizată. Nicio foaie de înregistrare sau niciun card de conducător auto nu se foloseşte pentru a acoperi o perioadă mai lungă decât cea prevăzută.
2. Conducătorii auto protejează în mod adecvat foile de înregistrare sau cardurile de conducător auto şi nu utilizează foi de înregistrare sau carduri de conducător auto murdare sau deteriorate.
3. Atunci când, datorită îndepărtării de vehicul, un conducător auto este în imposibilitatea de a folosi tahograful montat la bordul unui vehicul, perioadele de timp menţionate la alineatul (5) litera (b) punctele (ii), (iii) şi (iv):
1. dacă vehiculul este echipat cu un tahograf analogic, se înscriu pe foaia de înregistrare manual, automat sau în orice altfel, lizibil şi fără a murdări foaia de înregistrare;
2. dacă vehiculul este echipat cu un tahograf digital, se înscriu pe cardul de conducător auto cu ajutorul funcţiei de introducere manuală oferite de tahograf.

Statele membre nu impun conducătorilor auto o cerinţă de a prezenta formulare care să ateste activităţile lor în intervalul în care s-au aflat departe de vehicul.
Iar la articolul 48 al aceluiaşi "Regulament (UE) nr. 165/2014 şi al Consiliului din 4 februarie 2014" se precizează:

Articolul 48

   Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
   Sub rezerva măsurilor tranzitorii de la articolul 46, prezentul regulament se aplică de la 2 martie 2016. Cu toate acestea, articolele 24, 34 şi 45 se aplică de la 2 martie 2015.
   Ordonanţa nr. 37 din 07/08/2007 privind stabilirea cadrului de aplicare a regulilor privind perioadele de conducere, pauzele şi perioadele de odihnă ale conducătorilor auto şi utilizarea aparatelor de înregistrare a activităţii acestora stabileşte ca încălcare foarte gravă "nerespectarea de către conducătorul auto a obligaţiei privind introducerea manuală a unor date".
   Pentru a arăta cum trebuie procedat în cazul în care este necesar să se facă prelucrări manuale se va considera un studiu de caz având următoarele date de intrare:

1. înaintea plecării din Venlo conducătorul auto a efectuat o perioadă de repaus zilnic sau săptămânal, ce au fost înregistrate pe cartela tahografică;
2. nu este greşit dacă conducătorul auto extrage cartela tahografică din tahograf la sfârşitul zilei de lucru, fără ca repausul zilnic sau săptămânal să fie înregistrate pe aceasta. în acest caz repausul respectiv va fi introdus manual;
3. datele de intrare prezentate mai sus folosesc ora locală a ţării unde este înmatriculat autovehiculul (România, în acest caz).

   În continuare se va arăta cum se fac introducerile manuale a datelor în cartela tahografică, presupunându-se că repausul zilnic sau săptămânal ce precede extragerea cartelei tahografice a fost înregistrat automat de tahograful digital.
   În momentul preluării autovehiculului conducătorul auto se va aşeza la bordul acestuia, îşi va introduce cartela tahografică în slotul corespunzător acestuia (1 în cazul prezentat) şi va începe introducerea manuală a datelor.
   În expunerea următoare se va arăta cum se înscriu pe cardul de conducător auto activităţile desfăşurate de acesta după introducerea cardului în tahograful digital al autovehiculului preluat din localitatea Venlo.
1. Pentru a se putea introduce cartela tahografică în slotul corespunzător (conducătorului auto) tahografului digital trebuie pornit contactul. Motorul nu trebuie să funcţioneze.
După pornirea contactului pe displayul tahografului va apărea mesajul intermitent (încadrat în spaţiul albastru) care ne atenţionează că în sloturile tahografului digital nu se află nicio cartelă tahografică introdusă). Conform datelor de intrare prezentate mai sus conducătorul auto îşi introduce cartela tahografică cu contactele cipului orientate înainte şi în sus, în slotul corespunzător acestuia-1.

2.După introducerea cartelei tahografice apare, pentru circa 4 secunde, un mesaj de întâmpinare ca în imaginea de mai jos (în stânga este ora locală a ţării în care este înmatriculat autovehiculul, iar în dreapta ora UTC).

3.Pentru scurt timp va apărea numele şi prenumele conducătorului auto, iar o bară de progres indică citirea datelor cartelei tahografice a conducătorului auto.

4.Apoi, după citirea datelor cartelei tahografice a conducătorului auto, pentru câteva secunde apare mesajul din imaginea alăturată (data şi ora ultimei extrageri-în ora universală coordonată UTC- a cartelei tahografice din tahograful digital).

5.Sunteţi întrebat dacă doriţi să introduceţi activităţi manual. Cu ajutorul butonului sus sau butonului jos puteţi schimba opţiunea care apare-intermitent-(da), schimbând-o cu opţiunea "nu". Se selectează opţiunea "da", confirmându-se prin apăsarea butonului OK.

6.Sunteţi întrebat dacă vreţi să terminaţi tura de lucru. Selectaţi opţiunea care apare-"nu"-şi confirmaţi apăsând OK.

7.După selectarea opţiunii că nu doriţi să finalizaţi tura de lucru pe tahograful digital va apărea imaginea de mai jos:

• în partea de sus este afişată data şi ora ultimei extrageri a cartelei tahografice;
• în partea de jos este afişată data şi ora introducerii cartelei tahografice.

În continuare conducătorul auto va introduce manual perioada de timp cuprinsă de la data şi ora extragerii cartelei tahografice, deplasarea de la Venlo la Drobeta Turnu Severin până la data şi ora sosirii la Drobeta Turnu Severin, conform datelor de intrare precizate mai sus (sosire în Drobeta Turnu Severin la sediul firmei în data de 02/05/2015, ora 01:30).
Cu ajutorul butonului sau butonului se fac modificări asupra activităţii care se doreşte a fi schimbată ("pauza" , "repausul" în acest caz), schimbându-se cu "alte activităţi", confirmându-se apoi cu OK, precum şi modificări asupra datei şi orei afişate în partea de jos. Când data şi ora au fost modificate corespunzător se confirmă de fiecare dată, apăsând butonul OK.
8.După ce în partea de jos s-au făcut modificările corespunzătoare deplasării de la Venlo la Drobeta Turnu Severin în partea de jos tahografului digital vor apărea datele din imaginea de mai jos. Explicaţie: conducătorul auto, în perioada afişată în imaginea de mai jos, s-a deplasat de la Venlo la Drobeta Turnu Severin.
Se confirmă apăsând OK.

9.După confirmarea datelor anterioare pe display-ul tahografului vor apărea datele din imaginea de mai jos (data şi ora ultimei prelucrări manuale confirmate-sus- şi data şi ora introducerii cartelelei tahografice în tahograf-jos). Urmează introducerea perioadei de concediu.

Din nou, cu ajutorul butonului sus sau butonului jos se fac modificări asupra datelor dorite a fi schimbate situate în partea de jos. Pauza, repausul în acest caz se lasă neschimbată. Se modifică numai data şi ora, corespunzătoare terminării concediului.
10.Când data şi ora au fost modificate corespunzător în partea de jos vor apărea datele din imaginea următoare. Se confirmă apăsând butonul OK.

11.După confirmarea datelor anterioare pe display-ul tahografului vor apărea datele din imaginea de mai jos (data şi ora ultimei prelucrări manuale confirmate-sus- şi data şi ora introducerii cartelelei tahografice în tahograf-jos).

După terminarea concediului urmează deplasarea conducătorului auto din Drobeta Turnu Severin la Venlo pentru preluarea autovehiculului, dar şi inspecţia acestuia înaintea îmbarcării. Cum şi inspecţia autovehiculului reprezintă de fapt "alte activităţi" atunci, o singură prelucrare care reprezintă cumulul dintre deplasarea de la Drobeta Turnu Severin la Venlo şi inspecţia autovehiculului, este suficientă.
Cu ajutorul butonului sau butonului se fac modificări asupra activităţii care se doreşte a fi schimbată (pauza, repausul în acest caz), schimbându-se cu "alte activităţi", confirmându-se apoi cu OK. Data şi ora afişate mai jos se lasă neschimbate.

Se confirmă cu OK.
12.Citirea cartelei tahografice a fost completă şi datele aferente perioadei cuprinse între ultima extragere a cartelei şi această recentă introducere a cartelei tahografice au fost introduse. Tahograful va afişa un mesaj de confirmare a datelor introduse. Se confirmă opţiunea care apare-intermitent-(da), apăsând OK.

13.După confirmarea datelor de intrare apare imaginea de mai jos:

Menţiuni:

1. în timp ce se introduc manual date în cartela tahografică ora locală înregistrată de tahograf se va schimba (02:36, 02:37 etc.) funcţie de cât durează introducerea manuală a datelor;
2. dacă deplasarea de la Venlo la Drobeta Turnu Severin şi de la Drobeta Turnu Severin la Venlo se face astfel încât conducătorul auto are acces la o cuşetă (tren cu vagoane de dormit de exemplu) atunci perioada respectivă ce va fi introdusă manual de către conducătorul auto cartela tahografică va fi de repaus şi nu de alte activităţi.
3. în momentul plecării de la Drobeta Turnu Severin spre Venlo conducătorul auto începe de fapt o perioadă de 24 de ore pe parcursul căreia trebuie să ia, conform Regulamentulul (CE) 561/2006, o perioadă de repaus zilnic (normal sau redus, după caz).

Calcul:

• plecare Drobeta Turnu-Severin: 15/05/2015, ora 12:00;
• preluare autovehicul Venlo: 16/05/2015, ora 02:15;
• inspecţie autovehicul: 16/05/2015, orele 02:15-02:35;
• total deplasare +inspecţie autovehicul: 14 ore şi 35 minute.
• concluzie: conducătorul auto mai poate conduce maxim 25 de minute, urmând să ia 9 ore de repaus zilnic redus.
4. Conducătorul auto din momentul plecării din Drobeta Turnu Severin spre Venlo a început, după cum s-a arătat la punctul 3, o nouă perioadă de 24 de ore. Concluzia este că acesta mai are dreptul numai la maxim 5 perioade de 24 de ore consecutive, după care va trebui să efectueze o perioadă de repaus săptămânal.

14.în continuare se va presupune că şoferul, după introducerea manuală a tuturor datelor prezentate anterior îşi va lua o perioadă de repaus zilnic. Pentru aceasta va trebui să introducă simbolul activităţii ce urmează a fi începute (repaus zilnic) şi simbolul ţării unde şi-a terminat ziua de lucru. Prin apăsarea butonului 1 va schimba simbolul "alte activităţi" cu simbolul "pauză".

15.16. Se va ajunge în situaţia prezentată mai jos:

 Simbolul "pauză" a fost introdus. Urmează introducerea simbolului ţării unde se începe perioada de repaus zilnic. Se va apăsa pe butonul OK.
16.După apăsarea butonului OK cu ajutorul butonului sau butonului se va selecta opţiunea de introducere a datelor pentru şoferul 1. Se confirmă cu OK.

17.După confirmarea opţiunii că se doreşte introducerea datelor pentru conducătorul auto va apărea o imagine ca cea de mai jos. Se confirmă cu OK introducerea simbolului ţării unde se va începe repausul zilnic.

18.Pe display-ul tahografului digital va apărea, intermitent, simbolul ţării unde se va începe un repaus zilnic. Acesta afişează simbolul ţării unde s-a început ultima zi de lucru sau unde s-a încheiat ultima zi de lucru. Dacă simbolul afişat este tot al Olandei atunci se va confirma cu OK. în caz contrar, pin intermediul butonului sau butonului se va schimba simbolul respectiv până când se va ajunge la simbolul Olandei (NL). Se va confirma cu OK.

19.Pentru scurt timp pe display-ul tahografului va apărea un mesaj care confirmă că introducerea datelor pentru conducătorul auto au fost salvate (stocate).

20.Datele dorite au fost introduse; va apărea imaginea de mai jos. Se doreşte finalizarea introducerii datelor. Se apasă pe butonul din imagine până când apare întrebarea dacă se doreşte părăsirea meniului.

21.Se confirmă, la apariţia întrebării dacă se doreşte părăsirea meniului, cu OK.

22.Va apărea imaginea de mai jos. Acum se poate începe repausul zilnic sau chiar săptămânal.

Observaţii:

1. În cazul în care conducătorul auto, înaintea plecării din Venlo, a scos cartela tahografică fără ca aceasta să aibă înregistrată repausul zilnic sau săptămânal, după caz, atunci acesta va înregistra manual repausul zilnic şi apoi deplasarea de la Venlo la Drobeta Turnu Severin.
2. Deplasarea de la Drobeta Turnu Severin la Venlo reprezintă o nouă zi de lucru dintr-o periodă de 24 de ore. în consecinţă conducătorul auto mai are la dispoziţie încă 5 perioade de 24 de ore după care va trebui să ia o perioadă de repaus săptămânal.